تهيئة المنزل للعمل عن بعد

تهيئة المنزل للعمل عن بعد

ما هو العمل عن بعد؟

العمل عن بعد هو العمل الذي يتم في مكان آخر غير المساحة المكتبية التي توفرها الشركة. عادة، يتم العمل عن بعد من منزل الموظف أو من مكان بعيد مثل مقهى أو مكتبة.

أظهرت الدراسات الاستقصائية أن الموظفين الذين يعملون من المنزل أفادوا عن انخفاض بنسبة 25% في مستويات التوتر لديهم، كما يزعم 86% من العاملين عن بعد أنهم أكثر إنتاجية في مكاتبهم المنزلية. على الرغم من أن هذا لا يأخذ في الاعتبار الوباء العالمي، إلا أننا نعلم على وجه اليقين أن العمل عن بعد يتزايد سواء كان الأمر يتعلق بإيجاد بيئة أقل إرهاقًا أو بيئة أكثر أمانًا. وفي الوقت نفسه، يمكن أن يفيد العمل عن بعد أصحاب العمل أيضًا من خلال توفير أموال تكاليف العقارات واللوازم المكتبية من خلال ضمان وجود عدد أقل من الموظفين داخل الشركة.

كيفية الاستعداد للعمل عن بعد

إنشاء مساحة عمل مخصصة

إن وجود مساحة محددة يساعدك على الوصول إلى منطقة التركيز، في حين أنه من المثالي تخصيص غرفة للعمل، إذا لم يكن ذلك ممكنًا، يمكنك القيام بشيء بسيط مثل تعليق ستارة لحجب مكان العمل.

المهم أن تكون مساحة العمل الخاصة بك مكانًا هادئًا ومعزولًا في منزلك، أو مساحة عمل مشتركة مع مزيج من المرونة والأجواء الشبيهة بالمكتب، أو حتى مقهى. تشمل معدات المكاتب المنزلية التي من المحتمل أن تحتاجها ما يلي:

كرسي مريح ( لتجنب آلام الرأس والكتفين والجسم)
طاولة أو مكتب
أجهزة كمبيوتر (واحد أو اثنان، حسب نوع عملك)
اتصال إنترنت قوي
لوحة المفاتيح
الماوس ولوحة الماوس
سماعات الرأس
ميكروفون
إضاءة كافية لكاميرا الويب ومكالمات الفيديو
الطابعة إذا لزم الأمر (أيضًا أوراق الطابعة والحبر)
دفاتر الملاحظات والمذكرات
قائمة المخطط والمهام
تقويم
الأدوات المكتبية (الأقلام، الدباسة، المقص، الشريط اللاصق، مشابك الورق، الملاحظات اللاصقة، آلة التثقيب، الآلة الحاسبة)
مكان لحفظ الملفات
حاوية القمامة

يتم اختيار معدات مكتبك المنزلي حسب الأولوية وفقًا لنوع العمل أو نوع الخدمة التي تقدمها. على سبيل المثال، سيحتاج مصممو الرسومات إلى معدات أكثر من الجانب التقني، في حين قد يركز المستشار فقط على جودة مكالمات الفيديو أو خلفية جلوسه.

ارتدي ملابسك وكأنك في العمل

أحد المفاهيم الخاطئة حول العمل من المنزل هو أنك ستقضي يومك بأكمله مرتديًا ملابس النوم. يمكنك بالتأكيد القيام بذلك، ولكنه بعيد عن المثالية. يمكن أن يساعدك ارتداء ملابسك للعمل عن بعد على الاستعداد ذهنيًا ليوم مثمر، بينما البقاء في ملابس النوم الخاصة بك يجعل من الصعب عليك ضبط الإطار الذهني الصحيح.

تأكد من أن لديك إمكانية الوصول إلى شبكة الشركة وأنظمتها

قبل الانتقال عن بعد، اتصل بقسم تكنولوجيا المعلومات لتكوين أجهزتك للتأكد من أن لديك إمكانية الوصول عن بعد إلى شبكة الشركة وأنظمتها وحتى البريد الإلكتروني وبرامج إدارة المشاريع. من أجل الأمان على مستوى الشركة واستنادًا إلى مستوى الوصول الذي تحتاجه لإنجاز عملك، قد يُسمح لك بوصول محدود إلى بوابات محددة عندما تكون بعيدًا عن المكتب. وهذا يضمن خلو شبكة المؤسسة من مخاطر السلامة الرئيسية. يجب عليك التأكد من الالتزام دائمًا بقواعد المنظمة فيما يتعلق بتسجيل الدخول من المواقع البعيدة..

أخبر عائلتك واصدقائك بترتيبات عملك الجديدة

عندما تعمل عن بعد من المنزل، قد يكون من الصعب وضع حدود بين وقت العمل وكل شيء آخر. من المحتمل أن تكون هذه هي العقبة الأكثر صعوبة في التغلب عليها، خاصة بالنسبة للموظفين الجدد الذين يعملون من المنزل والذين لديهم عائلة في المنزل أثناء ساعات العمل. يجب أن تجري محادثة مخصصة مع العائلة، وشاركهم روتين عملك معهم، ومساحة العمل المخصصة لك بوضوح وأوقات الاجتماعات المهمة، عليهم أن يعرفوا أن العمل عن بعد لا يعني أن تكون متاحا طوال الوقت.

حدد ساعات للعمل

عندما لا يكون هناك مكتب فعلي للمغادرة، فمن الممكن العمل لفترة أطول مما هو متوقع (أو صحي). هل تعلم أن العاملين عن بعد هم أكثر عرضة للعمل لساعات أطول من الموظفين الذين يعملون في المكاتب التقليدية؟ يمكنك حل ذلك عن طريق تعيين تذكيرات لبدء العمل وإنهائه.

اعتماد روتين يومي للعمل عن بعد

بدون روتين عمل، قد لا تتمكن أبدًا من تحسين حياتك العملية عن بعد. بدلاً من العمل بشكل متقطع والتشتت أو العمل بدون فترات راحة كافية، يمكنك إنشاء جدول زمني جدولة يومك وتنظيم وقت عملك وفقًا لأهداف فريقك أو مؤسستك للحصول على أفضل النتائج فلن يكون هناك رئيس أو زميل يراقبك لذلك عليك الاستعداد والحفاظ على تركيزك لفترة كافية لتحقيق تقدم ملموس قبل أخذ استراحة قصيرة من خلال تجربة تقنيات لتحسين إدارة الوقت والمهام مثل طريقة بومودورو حيث تقوم بأداء المهام مع اخذ فترات راحة قصيرة من حين لآخر.

احترم الروتين، لكن جرب أشياء جديدة

إحدى فوائد العمل عن بعد هي القدرة على تجربة أيام العمل غير التقليدية. لا يشترك الجميع في نفس ساعات الذروة من الطاقة والتركيز. على سبيل المثال، إذا كنت تعمل بشكل أفضل في وقت متأخر من المساء، فأخبر فريقك أنك ستجرب ذلك لعدة أيام. يمكنك تحقيق أقصى قدر من فوائد سير العمل عن بعد إذا ملأت المساحة التي كانت تهدر بالمواصلات بأشياء تجعلك أكثر صحة مثل ممارسة الرياضة والراحة والتواصل مع العائلة والطهي والقراءة والدراسة وما إلى ذلك.

عقد الاجتماعات الافتراضية بشكل صحيح

تعد الاجتماعات عبر الإنترنت جزءًا مهمًا من العمل عن بعد. تعلم كيفية إعداد الاجتماعات والانضمام إليها وكيفية التواصل بإيجاز من خلال وظائف الصوت والفيديو، سيسمح لك ذلك بالحصول على أفضل النتائج من اجتماعاتك الافتراضية. أنت تريد أيضًا التأكد من أن إعداد اجتماعك الافتراضي آمن، يمكنك أن تطلب من قسم تكنولوجيا المعلومات في شركتك الحصول على النصائح والدعم.